Тайм-менеджмент: принципы, 8 рабочих техник и шаблон планировщика в notion

Тайм-менеджмент: что это такое и для чего он нужен

Наука об управлении временем называется тайм-менеджмент. Этот комплекс включает в себя принципы, методы и техники, позволяющие правильно организовать рабочий процесс, тем самым повысив продуктивность от работы. Наука применяется как для организации деятельности одного человека, так и для систематизации рабочего процесса целого коллектива.

Интересный факт из истории:Необходимость в применении тайм-менеджмента возникла в начале XX века, когда общество вышло на новый уровень развития. Появление и внедрение автоматизированных систем позволило человеку избавиться от ряда задач, требующих долгого и кропотливого труда. Разработанные алгоритмы и системы позволяли существенно облегчить жизнь.

В тот момент, когда произошел переворот от сферы индустриализации в сферу информации. Появились и начали набирать популярность профессии, связанные с интеллектуальным трудом. Но при этом все больше люди начинали жаловаться на нехватку времени. Это связано с ростом информации и отвлекающих факторов, которые существенно влияют на концентрацию при работе.

Уже к 50-ым годам появилась отдельная ниша в психологии, занимающаяся разработкой эффективных средств для грамотного и рационального использования временных ресурсов. Постепенно люди стали внедрять в свою жизнь новые привычки и пользоваться предложенными методами. Они не только поняли, для чего нужен тайм менеджмент, но и сумели осознать пользу от его использования не только в рабочей сфере, но и в частной жизни.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире с каждым годом ускоряется. Только те, кто способен идти в ногу со временем, не отставая ни на шаг, смогут добиться успеха и реализоваться в жизни.

Сегодня сложно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что все успевает. Дом, учеба, работа, спорт, семья – все это требует нашего внимания, сил и времени. “Ах, как жаль, что в сутках всего 24 часа!” – вздыхают люди и продолжают бешеную гонку за счастьем. Мы никак не можем увеличить количество часов, отведенных нам, но мы можем выжать максимум из того, что есть.

Представьте, что за день вам нужно выполнить пять важных дел: написать отчет по работе, сводить ребенка в поликлинику, вымыть все окна в квартире, пройти онлайн-урок английского и позаниматься в тренажерном зале.

При обычных условиях вы бы с трудом уложились в отведенные временные рамки и наверняка освободились бы где-то ближе к полуночи. Владея же техниками тайм-менеджмента, вы потратите на все эти дела в 1,5–2 раза меньше времени.

В тайм-менеджменте нет ничего сложного, от вас не потребуется каких-то сверхъестественных знаний и навыков. Для людей, работающих над собой и занимающихся саморазвитием, эта система – настоящая находка. Немного времени на изучение и внедрение техник, чуточку самодисциплины – и вы хозяин своего времени!

Планирование

Планирование – важная часть тайм-менеджмента. Без него
невозможно рационально распределить время. Если утром нет запланированного
списка дел, то день вряд ли пройдет продуктивно. Вы можете забыть о важных
делах, постоянно переключаться с одного на другое, браться за все подряд или
ничего не делать. В итоге – ноль эффективности и бесполезная трата дня.

При планировании вы избежите всего перечисленного. Оно позволяет распределить время и точно знать о примерно потраченных часах на каждую задачу.

Вот примерный список дел:

  • Пробуждение, умывание;
  • Зарядка – 15 минут;
  • Чтение – 30 минут;
  • Завтрак – 15 минут;
  • Работа – 8 часов;
  • Обед – 30 минут;
  • Семейный поход в кино – 2 часа;
  • Ужин – 30 минут;
  • Отдых;
  • Сон – 8 часов.

Можете составить другой список, ведь у каждого человека
разный график работы, интересы и увлечения. Не откладывайте написание списка до
конца прочтения статьи, а прямо сейчас возьмите листок бумаги и запишите
идеальный распорядок дня по вашему мнению. Далее будете изменять его, согласно
принципам тайм-менеджмента, изложенным ниже.

Если день мечты кажется недостижимым, и вы не хотите записывать его, потому что «все равно не получится так жить», то немедленно выбросьте данные мысли из головы. Все достижимо и исполнимо. Запомните это. Главное в любом деле – желание.

Даже с посменной работой по 12 часов можно распределить время так, что еще останется на семью, друзей и хобби. Так что не бойтесь мечтать. Мечты превращаются в цели, а цели легко достичь, главное – начать.

Хронометраж

Возьмите один свой обычный день, когда вы не стремитесь к особой продуктивности и запишите с точностью до минуты, сколько времени вы потратили на те или иные дела. Если выясниться, что в течение рабочего дня вы 6 часов просматривали соцсети, час пили кофе и лишь сорок минут работали, неудивительно, что дела копятся к концу месяца. Это поможет вам определить, на что уходят драгоценные минуты, которые могли быть потрачены на общение с семьей, хобби или приятную прогулку.

Помните о том, что тайм-менеджмент — ваш друг. Эта система была придумана для того, чтобы облегчить жизнь людей, тонущих в потоке ежедневных дел. Тайм-менеджмент не должен становиться невротизирующим фактором. Не стоит сильно корить себя, если сегодня вы чего-то не успели. Не человек для тайм-менеджмента, а тайм-менеджмент для человека.

  • Выгорание — наш друг
  • «Мы входим в зону риска». Людмила Петрановская — о том, как пережить самый сложный период самоизоляции

httpv://www.youtube.com/watch?v=embed/GjF_pTWNbPk

Что такое Тайм-менеджмент?

«Тайм-менеджмент» — это способ, которым мы решаем использовать наше время, чтобы максимизировать нашу производительность в достижении определенных долгосрочных целей.

Навыки тайм-менеджмента относятся к умению расставлять приоритеты задач и действий, а затем выделять правильное количество времени для правильной деятельности.

В организациях навыки управления временем относятся к распределению рабочего времени таким образом, что конкретные временные интервалы назначаются мероприятиям в соответствии с их важностью, чтобы наилучшим образом использовать имеющееся время и максимально повысить личную эффективность на рабочем месте. Вам нужно только применить две мощных концепции:

  1. Грамотное управление временем;
  2. Повешение своей производительности за счет тайм-менеджмента.

Последствия отсутствия тайм-менеджмента в жизни

Наверно, каждому из нас хорошо знакома ситуация, в которой мы испытываем стресс от нехватки времени, горящих дедлайнов и острой необходимости постоянно спешить, чтобы успеть доделать хотя бы какую-то часть ежедневных дел и рабочих проектов.

И каждый раз мы обещаем себе, что отныне начнём тщательно и заблаговременно планировать все задачи, а, может быть, даже переделаем все дела за раз. По какому пути пойти, чтобы работать максимально продуктивно: решая задачи последовательно, одну за другой, либо выполняя несколько дел одновременно?

Давайте вспомним, в какой ситуации мы особенно остро задумываемся о собственной эффективности? Когда сроки горят по всем важным задачам, электронная почта и мессенджеры ломятся от новых писем и непрочитанных сообщений, а телефон разрывается от нескончаемых звонков. Именно в таких обстоятельствах нам обычно хочется работать ещё больше и быстрее, а мозг уже с трудом концентрируется даже на приоритетных задачах.

Последствия отсутствия тайм-менеджмента в жизни

Перенасыщение мозга случается, когда он получает слишком много информации в короткий промежуток времени. Ощущение хаоса появляется из-за необходимости практически одновременно реагировать на все имеющиеся «вводные данные». При этом мозг сам создаёт дополнительную суматоху в виде проактивных и реактивных мыслей.

Учёные из Великобритании в своём недавнем исследовании пришли к выводу, что за последние 600 лет мозг абсолютно не изменился: левое полушарие всё так же отвечает за логическое мышление, а правое – за чувства, лобные доли контролируют оперативную память, а затылочная часть отвечает за визуальное восприятие.

Всё те же британские учёные доказали, что человек способен максимально концентрироваться не более чем на 9 факторах. Всё, что выходит за границы этого показателя, моментально воспринимается мозгом как опасность, в результате чего он усиливает выработку адреналина и блокирует логическое мышление. У наших пещерных предков такая реакция лежала в основе выживания: при встрече с дикими хищниками человек под действием адреналина спасался бегством либо атаковал опасного зверя.

В наши дни мозг работает точно так же, и его реакция на угрозы абсолютно идентична. Взяв в работу крупный проект, мы изо всех сил пытаемся сразу охватить всё имеющееся информационное поле, но мозг по своей природе не способен это сделать. В результате мы ощущаем усталость, беспокойство, разочарование и раздражение, даже когда рабочий день уже давно закончен.

Понимание, что мы работаем непродуктивно, толкает нас к переработкам, но в большинстве случаев это только ухудшает ситуацию. Переработки эффективны только в ситуациях, когда они носят временный характер. Если мы начинаем работать на износ на постоянной основе, это резко снижает нашу продуктивность, и мы уже не в состоянии контролировать ситуацию и эффективно распределять своё рабочее время. Так мы приходим к трудоголизму.

Трудоголизм – это заболевание, которому периодически подвержен практически каждый из нас. Две главных причины его появления: гиперответственность и адреналиновая зависимость к аккумулированию проблем (человек сам себе создаёт большое количество проблем, чтобы героически победить их на очередном выбросе адреналина в кровь).

Что такое тайм-менеджмент

Любой дошкольник сегодня знает, что тайм-менеджмент – это управление временем. Тот, кому удалось освоить принципы и инструменты тайм-менеджмента, умеет эффективно распоряжаться своим временем, продуктивно планировать собственный рабочий день (неделю, месяц и даже год), а также может распределить все текущие задачи по приоритетности.

Но самое важное его умение заключается в том, что он чётко знает, как успевать больше за ту же единицу времени – то есть как уделять работе меньше времени, но при этом выполнять гораздо больше задач.

Николай Евгеньевич Введенский, известный российский физиолог, утверждал, что «мы устаём и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем». Наверно, каждый замечал это за собой: если рабочий день чётко не распланирован по задачам, мы постоянно берёмся то за одно дело, то за другое, не можем надолго сконцентрироваться на какой-либо определённой задаче и в итоге к концу дня понимаем, что ничего толкового за день не сделано.

Для вас подарок! В свободном доступе до26 июня

61 проверенный канал из закрытой подборки по поиску работы в IT

Гарантированно найдете выгодную работу за 1-2 дня

Гарантированно найдете выгодную работу за 1-2 дня

Спасибо за заявку!

Скачать файл

Давайте рассмотрим эту ситуацию на конкретных примерах. Предположим, у нас есть два школьника. Один из них, придя домой после занятий, растягивает процесс выполнения домашних заданий на несколько часов, потому что постоянно отвлекается на игры и другие бесполезные дела. Второй максимально концентрируется на уроках и справляется с ними всего за час, освобождая оставшееся время для прогулки или отдыха. Кто же из них освоил принципы эффективного тайм-менеджмента?

Что такое тайм-менеджмент

Пойдём дальше в наших примерах. Прошло время, мальчишки окончили школу и стали владельцами бизнеса. У каждого из них несколько действующих фирм, множество подчинённых и десятки ежедневных задач, требующих решения в режиме рабочего времени. Первый из них, по старой привычке, постоянно отвлекается на нерабочие дела, прокрастинирует, а потом в спешке пытается решить всё за раз и, как следствие, ничего не успевает.

Через какое-то время он приходит к профессиональному выгоранию, потому что абсолютно никто в этом мире не способен работать на пределе своих возможностей в режиме 24/7. Второй же, наоборот, поставил все рабочие вопросы и задачи на поток, поэтому может позволить себе уделять работе всего несколько часов в день, не теряя при этом в качестве выполнения поставленных задач.

Методики тайм-менеджмента помогают эффективно распределять работу и контролировать количество времени, которое тратится на решение задач, что по итогу приводит к карьерному росту и личностному развитию.

В основе этих методик лежат следующие составляющие:

  • чёткое определение целей и задач;
  • планирование рабочего дня;
  • планирование личного и свободного времени;
  • расстановка приоритетов между задачами и внутри них;
  • управление имеющимися ресурсами;
  • определение эффективных стратегий и тактик;
  • составление списков (задач и дел);
  • делегирование задач и поручений;
  • фиксирование времени, затрачиваемого на выполнение проектов;
  • анализ эффективности затраченного времени.

Все эти методики описаны во множестве книг, посвящённых этой теме. Самые известные и полезные из них: «Жёсткий тайм-менеджмент» от Д.Кеннеди, «Как привести дела в порядок» от Д.Аллена, «Работай меньше, успевай больше» от К.Глиссона, «К чёрту всё! Берись и делай» от Р.Брэнсона.

ЛидерТаск — эффективный инструмент для тайм-менеджмента

Планирование рабочего времени сегодня становится все доступнее благодаря специальным сервисам и приложениям для ПК и мобильных устройств. Они позволяют успешно управлять ключевыми делами, задачами и проектами, рационально распределять время, вести списки дел в режиме онлайн.

Пользователи имеют возможность выбора из огромного числа программ. Они используют помидорковые таймеры, текстовые веб-редакторы с минималистичным интерфейсом, блокаторы сайтов, трекеры, приложения для записей и напоминаний.

Мы же предлагаем нашим читателям наиболее эффективный инструмент, который включает в себя все основные функции планировщика задач — ЛидерТаск. Он позволяет не только упорядочить хаос в делах с помощью составления расписания, списков дел, планирования на день, неделю и месяц, но и в нужный момент вышлет напоминание, сообщит о предстоящей встрече, поможет делегировать задачи и настроит работу с проектами.

Кроме того, сервис поддерживает возможность использования системы канбан с ее досками, которые быстро визуализируют ваши цели, наглядно покажут рабочие и личные задачи

Отображение процессов на экране позволит организовать работу и не упустить ничего важного в течение дня

Итак, в статье мы рассмотрели немало лучших принципов и техник, способных качественно улучшить жизнь современного человека. Эффективные методы тайм-менеджмента включают немало инструментов, рекомендаций и практик, перечисленных выше.

Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»

В рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело. Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться. В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.

В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия. Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму. Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Я расскажу, какие правила вывела для себя, работая в нескольких проектах.

Я давно веду хронометраж работ и знаю, сколько по времени занимают типичные задачи: написать пост, статью или ответить на комментарии. Это помогает мне понять, сколько времени уйдет на написание контента для проектов и работу с аудиторией. Приложения для хронометража: «Хронометраж» — русскоязычное, Toggle — англоязычное.

Приложение Toggle

Веду план недели в Google-документах. Задачи отмечаю цветом: синим — привязанные ко времени, желтым — рабочие, фиолетовым — обучение и так далее. Идею такого планирования и цветовой дифференциации подсмотрела у автора международного проекта «ЯБренд: от слов к делу» Калины Яркиной.

  • Все, что можно запланировать заранее, — планирую. В ВКонтакте, в группах Facebook есть функция отложенного постинга. Для планирования в Instagram использую либо Creator Studio от Facebook, либо SMMplanner.
  • Все, что нельзя запланировать, но привязано ко времени — например, в чат курса WhatsApp надо написать сообщение с напоминанием за час до вебинара, — ставлю будильник на телефоне и напоминание в Google-календаре. Когда как удобнее.
  • По части отдыха — самый сложный момент. Стараюсь не работать в выходные, гулять каждый день. Хотя бы до гастронома и обратно. И для себя и для хозяйства полезно.
  • В первую очередь делаю задачи, привязанные ко времени. Вот запланирован у меня заранее пост в «Маркетинге с азов» на 11:00 мск, значит, в 11:00 мск я у монитора, потому что участники группы приходят комментировать.

Как говорит Наталья Одегова, руководитель и основатель тренинг-центра 1day1step: «Если вы все успеваете, значит, у вас просто маленькое “все”». Так вот, если у вас достаточно велико ваше «все», управление временем — лучший друг. «Все» вы навряд ли когда успеете сделать, но, организовав время эффективно, точно успеете выполнить многое из задуманного.

Системы тайм-менеджмента сотрудников

По мнению коучей, специализирующихся на теме личностного роста и саморазвития, дисциплина подобна мускулатуре и хорошо поддается тренировке. И физический тренинг, и проработка конкретного навыка невозможны без системы, четкого плана действий. Причем не обязательно продумывать стратегию самостоятельно, можно воспользоваться готовыми и зарекомендовавшими себя вариантами.

Getting Things Done (GTD)

В основе этой системы лежит книга «Как привести дела в порядок», написанная Дэвидом Алленом. Эксперт рассказывает, как быть максимально эффективным, не испытывая при этом перенапряжение и стресс. Одна из главных мыслей заключается в том, что человеку не нужно постоянно держать в голове все задачи – все необходимое можно зафиксировать в телефоне или блокноте. Как только мозг освободится от запоминания дел, которые необходимо сделать, он автоматически переключится на способы решения этих самых вопросов.

Аллен рекомендует периодически занимать роль стороннего наблюдателя и оценивать текущее положение дел. В целом, GTD подходит для людей, выполняющих большой объем задач ежедневно. Такой метод можно рассматривать в качестве системы тайм-менеджмента для сотрудников.

Система управления временем Франклина

Руководствуясь работами Бенджамина Франклина, Стивен Кови предлагает сначала формулировать глобальные цели и делить их на маленькие задачи. Придерживаясь этой системы, человек сможет грамотно распоряжаться собственным временем и будет ежедневно работать над реализацией самых смелых замыслов. Этот метод подойдет людям, которые уже дисциплинированы и замотивированы на непрерывную работу.

Делать сейчас!

Данная техника приводится в книге Нейла Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». Методика включает в себя несколько приемов для преодоления прокрастинации. К примеру:

  • Формирование здоровой самооценки избавит от страха совершить ошибку.
  • Смена негативных убеждений на позитивные высвобождает энергию, которую можно направить на достижение целей.
  • Объемное мышление и календарь с обратным отсчетом позволят распределить задачи и выполнить их в срок.
  • Антирасписание дает возможность запланировать не только работу, но и отдых. Обязательно внесите в свой график просмотр любимого сериала или урок живописи. Выделите время на любимые дела, тогда о прокрастинации не будет и речи.
  • Постановка реалистичных задач поможет переключиться с абстрактных мечтаний на решение насущных вопросов.

Подробнее

Действуя в состоянии «потока», человек не только избежит напряжения, но сохранит мотивацию для достижения долгосрочных целей. А запланированный отдых позволит восстановить силы и защитит от выгорания.

Техника Pomodoro

Метод «Помодоро» был придуман в конце прошлого столетия и за десятки лет не один раз доказал свою эффективность. Суть техники состоит в чередовании периодов труда и отдыха. Время активной работы составляет 25 минут, на передышку отводится 5 минут. Один такой цикл рассчитан на 30 минут.

Прежде чем ставить таймер, рассортируйте все задачи по мере убывания их важности, после чего приступайте к выполнению. Спустя 25 минут сделайте пятиминутный перерыв, затем снова возвращайтесь к работе. Отмечайте галочкой каждый «помидор», потраченный на решение задачи

Через четыре цикла отдохните 15-30 минут. Справившись с одним вопросом, переключаетесь на следующий

Отмечайте галочкой каждый «помидор», потраченный на решение задачи. Через четыре цикла отдохните 15-30 минут. Справившись с одним вопросом, переключаетесь на следующий.

Такой подход поможет сконцентрироваться на решении важных вопросов, не отвлекаясь на возникающие соблазны. А фиксируя весь процесс, вы сможете отследить, сколько времени заняло то или иное дело.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Дуайта Дэвида Эйзенхауэра позволяет распределить все задачи по степени значимости и срочности, выявить самые приоритетные сферы и направления. Технику целесообразно использовать при кратко- и среднесрочном планировании.

В соответствии с этой системой, все дела можно рассортировать на несколько групп:

  • А – срочные и важные;
  • В – не срочные, но важные;
  • С – срочные, но не важные;
  • D – не срочные и не важные.

Приоритетными являются вопросы двух первых категорий. К решению задач «С» можно переходить после выполнения всех «А» и «В». Несрочные и неважные дела можно поручить подчиненным или перенести на другое время.

Применение техник тайм-менеджмента в современное мире – скорее необходимость, чем просто инструмент личной эффективности. ТМ позволяет справляться с большим объемом дел, не испытывая нервного и физического истощения.

Осознайте, что у вас очень мало времени, живите соответственно

Это может звучать банально, но у вас действительно очень мало времени. Среди американцев был проведен опрос, результаты которого показали, что среднестатистический человек тратит 7,6 часа на сон, 8,8 часа на работу, по 1,1 часа на еду и работу по дому. Остается 5,5 часа в сутки на то, что вам хочется сделать. Эти цифры не включают в себя время, проведенное с друзьями, любимыми, также они не учитывают другие обязательства, которые у вас уже имеются.

Вы начинаете свой день, обладая 24 часами. Тайм-менеджмент поможет структурировать свой день таким образом, чтобы у вас оставалось свободное время для всех аспектов жизни, а не только для одного.

Заключение

Если вам кажется, что организовать свой день, используя советы тайм-менеджмента у вас не получится, то вы глубоко заблуждаетесь. Конечно, любое начинание требует дисциплины и самоконтроля, но вы быстро «втянетесь» в этот процесс и начнете получать от него удовольствие.

Главное, не бросать начатое. Постарайтесь продержаться 30 – 40 дней, после чего планирование дня превратится в хорошую привычку, без которой вы просто не сможете жить.

Научитесь правильно распределять свое время. Тогда вы будете успевать не только работать, но и отдыхать, общаться с близкими и развлекаться с друзьями.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Знай и умей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: