Матрица эйзенхауэра

Распределение приоритетов

Поначалу будет тяжело верно расставлять приоритеты. Однако результат, который вы получите в итоге, стоит приложенных усилий. Поможет разобрать дела по квадратам следующее упражнение:

Нарисуйте таблицу с 4 колонками: порядковый номер, задача, важность и срочность. Во второй столбец впишите ежедневные дела

Затем оценивайте срочно и важность каждой задачи. Чтобы было легче это сделать, для оценки параметра важность задайте два вопроса:

  1. Без этой задачи невозможно достигнуть цели?
  2. Если не выполнить задачи, в дальнейшем могут быть серьезные проблемы?

Ответами будут только да – важно, нет – неважно. Затем оцените срочность, задав следующий вопрос: если задачу не сделать сейчас, то она будет уже неактуальной (да – срочно, нет – не срочно)

Как различить срочность и важность?

Как различить срочность и важность?

Нет четкого алгоритма, с помощью которого можно с полной уверенностью распределить задачи по срочности и важности. В реальности зачастую тяжело отделить срочность от важности, чем в теории при составлении таблицы

Если описать кратко, то срочные задачи нельзя не решать, они требуют вашего внимания прямо здесь и сейчас. Важные задачи требуют не столько ежесекундного внимания, сколько планирования. Они в большей степени помогают достичь намеченные цели. Срочной задачей может быть ответ на звонок крупного клиента. К важной задаче можно отнести ознакомление с новыми исследованиями по вашей сфере деятельности, саморазвитие. Например, чтение книги «Психология денег».

Применение в жизни

Применять матрицу Эйзенхауэра в жизни очень просто. Для этого вам нужно составить список дел на день

Для каждого дела задать два вопроса: «Насколько это срочно?», «Как это важно для моих целей» и в зависимости от ответов записать в нужный квадрант. 

Несмотря на то, что у вас есть дела из квадранта А, в первую очередь стоит заняться именно делами из Б, а только после приступать к А, если от них не зависит ваши или чужая жизни. Только после выполнения А и Б, можно приступить к квадранту С. 

Как правильно применять Квадрант Д?

Кажется, лучше всего вычеркнуть из своей жизни такие дела, но если использовать их, как инструмент, то квадрант Д может оказаться даже очень полезным. Так как эти дела просты и приносят удовольствия, то мозг желает заниматься такими задача. Этим и можно воспользоваться. 

С другой стороны, дела из квадранта Б всегда трудно выполнять, потому что они по большей части дают только долгосрочный результат, а значит для нашего «недальновидного» мозга (наш мозг живет одним днем, то есть если вы выполняете какое-то дело, в расчете на будущей результат, то мозг этого результат не видит, для него важно только то, что будет сейчас и в пределах сегодняшнего дня) это бессмысленные дела, хоть мы осознаем какую пользу они нам принесут в будущем. 

Дела из квадранта Д можно использовать в качестве вознаграждения за выполнение дел из квадранта Б. Таким образом, наш мозг запоминает, что важные дела (например, занятие спортом) ведет к удовольствию, то сам спорт будет восприниматься, как удовольствие, а значит вам легко будет легко заниматься спортом без внутреннего сопротивления. 

Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать: у вас должна быть сила воли, чтобы сдерживать свои же обещания, и дела, выбранные, как награда, не должны противоречить вашей цели.

Пример: Вы хотите заниматься спортом каждый день по 15 минут. В качестве вознаграждения вы выбираете полистать ленту в инстаграме. Позанимались спортом, посидели в инстаграме, ваш мозг запомнил, вам легче заниматься спортом. В этом случае нельзя использовать вознаграждение в виде вкусняшек, так как они противоречат вашей цели. 

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем

Это несрочно, но важно

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

Как работать с матрицей

Вот несколько несложных правил, которые помогут на собственном опыте оценить, насколько эффективна матрица Эйзенхауэра. Принцип работы метода чрезвычайно прост.

Для наглядности возьмите лист бумаги и напишите список всех дел, которые вам предстоит сделать за какой-то определенный промежуток времени – день, неделю или месяц

Внимательно оцените их по степени важности и срочности

Другой лист бумаги разделите на четыре части: в первом квадрате будут важные и срочные дела, во втором – важные, но не срочные, и так далее. Запишите все задачи в этот лист, распределив их по квадратам. То, что вы видите перед собой, – собственная матрица Эйзенхауэра.

Несложно понять, что свое время нужно распределять в основном между важными делами, то есть между первыми двумя квадратами. Те задачи, которые попали в третий и четвертый квадраты, могут быть выполнены после выполнения более важных.

При решении какой-то проблемы очень важно не отвлекаться от дела на перекусы, перекуры и проверку почты. Закончите задание, а потом можете вознаградить себя чем-нибудь приятным

Матрица Эйзенхауэра подходит и для долгосрочного планирования

Для этого также важно наметить главную задачу и расписать по квадратам все дела, которые будут способствовать ее достижению

Несмотря на то что методу уже больше полувека, он не потерял своей эффективности. Матрица Эйзенхауэра успешно применяется многими преуспевающими людьми. Она является одной из основополагающих методик современного тайм-менеджмента. Простой, как и все гениальное, метод позволяет по-новому взглянуть на собственную деятельность, чтобы понять, куда уходит драгоценное рабочее время.

Итак, в чем же смысл матрицы?

В распределении задач. Основываясь на простых примерах, вы быстро научитесь отделять главные задачи от менее важных и, наконец, выделять в дневном графике место для личных дел.

Основу матрицы Эйзенхауэра составляют 4 квадранта. Их пересекают 2 оси:

ось важности
ось срочности

В 4 квадрата матрица предлагает вписать все дела, которые так или иначе вас волнуют.

Итак квадрант первый. В него вписываем наиболее важные и срочные дела. Создатель этой методики всегда подчеркивал, что если вы грамотно планируете все свои задачи, то этот квадрант должен быть пустым. Но мы только приступаем к работе над матрицей

Если записывать сюда задачи, то стоит обратить внимание на те, которые:

  • нельзя не выполнить, потому что это негативно скажется на выполнении поставленных целей
  • нельзя не выполнить, потому что это повлечет за собой негативные последствия
  • нельзя не выполнить, потому что выполнение этих дел относится к здоровью

Заполняя этот список, самое время вспомнить про делегирование. Если важную и срочную проблему вы можете разделить с кем-то еще: сделайте это, не стесняйтесь попросить помощи.

Квадрант второй. В него предлагается вписать дела важные, но выполнение которых не требует срочности. Это перспективные и действительно важные задачи, от выполнения которых зависит успех. Несмотря на то, что срочность в выполнении этих задач, стоит на втором месте, помните о том, что это вовсе не означает, что про них можно забыть до дедлайна. Имея достаточный запас времени на выполнение, мы подходим к решению задач более обдуманно. Что можно включить сюда?

Следующие задачи:

  • имеющие отношение к спорту
  • имеющие отношение к планированию задач и оценке эффективности
  • которые имеют отношение к работе

Квадрант третий. В него входят срочные, но неважные дела. По большей части в этот список вам предстоит поместить проблемы, которые отвлекают вас на пути к достижению поставленных целей. Например, в этот список стоит вписать не нужные вам, но навязанные начальством, встречи и переговоры, которые никак не повлияют на достижение ваших целей. Сюда же можно записать внезапные домашние проблемы, связанные с поломкой бытовой техники и пр.

Квадрант четвертые. В него Эйзенхауэр предлагает записать неважные и несрочные дела. Это задачи, которые не повлекут за собой никакой пользы. Ими предлагается заниматься только в самую последнюю очередь, или не заниматься вовсе. Такие задачи можно сравнить с элементарными пожирателями времени. Так почему бы вообще не исключить эти дела? Эти дела многим кажутся приятными. И время летит незаметно.

Например, в этот список можно отнести следующее:

  • продолжительные разговоры и переписки с друзьями о несущественном
  • соцсети, телевизор, компьютерные игры

Конечно, отдыхать и переключаться должен каждый, но в этом случае, лучше уделить время качественным книгам и фильмам или посвятить пару часов любимому хобби.

Как только вы начнете планировать все свой график, основываясь на матрице Эйзенхауэра, вы сумеете более грамотно распределять свои текущие задачи и освободите больше личного времени. Вы будете меньше чувствовать себя уставшими, а выполнение ежедневных рабочих и бытовых дел будет проходить без лишней спешки. Ежедневная тренировка памяти, внимания и мышления поможет достичь успеха быстрее.

span.likebtn-button.lb-like.lb-ef-shake {
border-radius: 20px;
padding: 0 15px;
margin-bottom: 25px;
}

span.lb-count {
padding: 0 !important;
margin: 0 0 0 7px;
font-family: ‘Montserrat’,sans-serif !important;
}

img.likebtn-icon {
width: 16px !important;
}

Плюсы метода Эйзенхауэра

Один из самых больших плюсов — это легкость в реализации. Составление матрицы не требует специальных средств: достаточно бумаги и ручки. Вы также не потратите много времени на заполнение квадрантов. Метод улучшает способность грамотно распоряжаться своим временем. Вы всегда будете знать задачи, которые напрямую приводят вас к поставленной цели.

Матрица универсальна. Она подойдёт для использования как собственникам бизнеса и генеральным директорам, так и рядовым сотрудникам, менеджерам и фрилансерам, которые одновременно могут трудиться над несколькими проектами с разными дедлайнам.

Характеристика квадрантов

Перейдем к более подробному описанию каждого квадранта в матрице.

A: Важные и срочные

Первый квадрант содержит список дел, которые требуют незамедлительного исполнения. Это важные и неотложные задачи, стоящие в приоритете. Их нужно выполнить в первую очередь, чтобы не доводить ситуацию до неприятных последствий.

Некоторые эксперты считают, что в идеале этот квадрант должен оставаться пустым, поскольку наличие важных и срочных дел часто говорит о неорганизованности человека и наличии у него завалов по задачам. У кого-то происходит так из-за лени и постоянной прокрастинации, кто-то неверно расставляет приоритеты.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Начать развиваться

Разумеется, у всех время от времени появляются неотложные дела, но если это ежедневная тенденция, стоит обратить внимание на самодисциплину

B: Важные, но не срочные

На этот квадрант стоит обратить особое внимание, поскольку задачи указанной категории являются наиболее перспективными и должны занимать большую часть времени любого человека, который хочет добиться успеха. В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т

п

Все это важно, но не требует незамедлительного решения. В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т

п. Все это важно, но не требует незамедлительного решения

В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т. п

Все это важно, но не требует незамедлительного решения

При этом если постоянно накапливать и не реализовывать задачи из сектора B, они быстро переместятся в сектор A, став еще более важными, но уже неотложными.

C: Не важные, но срочные

В этот квадрант, как правило, помещаются отвлекающие факторы, которые не приближают нас к непосредственной цели, но мешают сосредоточиться и снижают общую эффективность.

К подобным делам можно, например, отнести ответ на звонок, замену перегоревшей лампочки в прихожей

Это срочно, но не важно для вас сейчас

Проблема заполнения сектора C состоит в том, что срочные задачи, предназначенные для него, можно легко перепутать с неотложными делами из квадранта A. В этом случае образуется неразбериха и те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, отодвигаются на второй план.

И наоборот, силы тратятся на то, что можно отложить или вовсе делегировать кому-то. Например, звонок в офисе можно поручить коллеге, а покупку новой лампочки доверить супругу или родственнику.

D: Не важные и не срочные

В расписании успешного человека почти нет места подобным занятиям, поскольку все это не приводит его к значимым целям. Но можно ли сказать, что квадрант D всегда должен оставаться пустым? Конечно, нет. Во всем нужно соблюдать баланс. Ведь время такого “простоя” позволяет нам перезарядиться, восстановить силы и наполниться энергией для последующих достижений.

Таким образом, задача матрицы Эйзенхауэра как инструмента расстановки приоритетов в том, чтобы отвести большую часть времени под сектор B и при этом иметь достаточно времени на сектор D.

Кто такой Эйзенхауэр

Как нетрудно догадаться, матрица названа в честь своего основоположника. Им стал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – генерал американской армии Второй мировой войны и 34-й президент США.

Политик был талантливым, эффективным менеджером и восхищал окружающих своим умением все успевать. Именно ему принадлежит знаменитая фраза “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.

Превратил идеи Эйзенхауэра в инструмент для расстановки приоритетов при решении задач Стивен Кови, описав полученную методику в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Так тезисы президента США превратились в матрицу Эйзенхауэра. У нее есть и другие названия: квадрат Эйзенхауэра, матрица управления временем, метод Эйзенхауэра.

Заполняем матрицу

Распределение дел по матрице Эйзенхауэра занимает четыре квадранта – как правило, по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной – срочность выполнения. Это не строгое правило, вы можете руководствоваться другими соображениями и менять квадранты местами

По матрице Эйзенхауэра, важное и срочное лежит в квадранте А, далее В – не срочно, важно, затем С (не важно, но срочно) и D – не срочно и не важно. Вы не можете просто произвольно вносить любые дела в четыре квадрата таблицы! Стоит придерживаться определенного принципа

Самый большой квадрант в матрице Эйзенхауэра – это сектор В. Именно здесь стоит сосредоточить основное количество дел, задачи в других секторах рекомендуется сводить к минимуму.

Пройдёмся по каждому квадранту, чтобы понять, какие задачи стоит вписывать.

1.А

Первый квадрант матрицы Эйзенхауэра – «Сделайте это немедленно». Сюда попадают только «горящие» дела:

  • Выполнение или невыполнение может повлиять на здоровье и жизнь (собственные или окружающих);
  • Невыполнение может поставить под угрозу достижение цели;
  • Имеют жёсткие сроки и грозят серьёзными проблемами в будущем (в случае неисполнения).

Планирование по матрице Эйзенхауэра подразумевает, что этот квадрант лучше оставлять пустым. Реальность такова, что в секторе будут появляться задачки – но их стоит свести к минимуму.

2.B

Как говорилось выше, самый важный сектор, где находится подавляющее большинство дел. Иными словами, «Решите, когда вы это можете сделать».

Стратегическая часть матрицы включает в себя важные задачи, которые мы можем делать без спешки. Уделите им максимум своего внимания, выполняйте максимально эффективно и увидите, как работает матрица времени Эйзенхауэра. Отсутствие срочности не означает отсутствия дедлайна!

3.C

В эту часть попадают задачки, которые можно делегировать другим людям. По сути, они лишь отвлекают от достижения поставленной цели, могут возникать внезапно и мешают сосредоточиться.

Простой пример – это телефонные звонки или рутинные электронные письма. Очень легко спутать с вопросами сектора А, поэтому стоит быть особенно внимательным. Без проблем отдавайте их другим, ведь личного присутствия дела не требуют.

4.D

Матрица Эйзенхауэра позволяет написать напротив проектов из списка D – «Сделайте это позже». Парадокс, но именно в последнем квадранте располагаются самые любимые и лучшие дела. Ведь гораздо приятнее послушать музыку и ответить на сообщения в соцсетях, нежели выполнять рабочие проекты.

Вот что еще нужно знать о том, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра: присвойте каждому квадранту цвет. Красный для срочных дел, Б-сектор можно выделить жёлтым, С – зеленым, а последний квадрант – серым или синим.

httpv://www.youtube.com/watch?v=embed/xASO61jpAJ4

Давайте посмотрим на простой пример матрицы Эйзенхауэра. Приводим лишь несколько базовых дел и распределяем их по секторам:

  • А – запись на приём к врачу;
  • B – подготовка рабочего проекта, чтение рабочих писем;
  • C – вызов сантехника;
  • D – поход в кино, выбор подарка на день рождения другу.

Уже на примере распределения дел в матрице Эйзенхауэра видно, что воспользоваться этим простым инструментом может каждый – обычный человек или руководитель крупной компании… Не имеет значения! Вы научитесь быстро распределять задачи по спискам, а значит – повысите эффективность, поймёте основы планирования и избавитесь от ступора, когда не понимаете, с чего вообще начать штурм огромной горы дел.

Из чего состоит матрица Эйзенхауэра и как её составить под себя

Перед составлением матрицы Эйзенхауэра имеет смысл понаблюдать за собой пару дней, определить, какие дела занимают больше всего времени и насколько они приближают к поставленным целям. После этого можно приступать к самой технике.

Принцип матрицы достаточно простой. Она состоит из четырёх квадрантов, в которые распределяются все ваши дела.

  1. Важные и срочные.
  2. Важные, но не срочные.
  3. Не важные, но срочные.
  4. Не важные и не срочные.

Матрица Эйзенхауэра

С каждой ячейкой нужно разбираться последовательно и добавлять новые дела только после того, как вычеркнете уже выполненные. Рассмотрим квадранты по отдельности.

Квадрант A: важные и срочные дела

Квадрант А предназначен для самых важных и срочных дел. Это те задачи, срок выполнения которых уже подошёл, а невыполнение грозит последствиями. Например, рабочий проект, чья несдача сорвёт сделку, или медицинская процедура, которую уже нельзя отложить. Задач в этом квадранте должно быть минимальное количество, иначе вы будете в режиме постоянного дедлайна.

Возьмём для примера проджект-менеджера, который начинает работать над новым заказом — созданием сайта для клиента. В квадрант А пойдут следующие дела:

  • обсуждение требований клиента;
  • составление ТЗ специалистам;
  • подготовка документации.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Квадрант В предназначен для важных, но не срочных дел, которые связаны с личным ростом, долгосрочными перспективами и целями. Они чаще всего остаются невыполненными. Отсутствие чёткого дедлайна создаёт видимость незначительности, и задачи часто заменяются на менее важные, но более срочные. В итоге вся деятельность превращается в рутину решения проблем без какого-то развития.

Если вернуться к нашему примеру с менеджером проектов, в этот квадрант можно добавить следующие пункты:

  • прослушать новый курс образовательной школы для повышения квалификации;
  • обновить резюме;
  • прочитать книги по проектному менеджменту.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В квадранте С обычно больше всего задач. Именно сюда попадает список дел, которые делают нас занятыми и неэффективными. Несмотря на то, что галочек о выполнении в этой ячейке может быть гораздо больше, чем в остальных, удовлетворения от работы они не приносят, так как не дают ощутимого результата.

Сюда можно отнести:

  • проверку электронной почты;
  • ответы на сообщения в мессенджерах;
  • разбор документов на рабочем столе;
  • рассылку поздравлений к празднику клиентам;
  • планёрки для участников проекта.

Самый эффективный способ справиться с такими делами — это делегирование. Поручите уборку на столе стажёру, рассылку открыток — почтовой службе, а введение в курс дела нового сотрудника — коллегам, которым предстоит с ним работать. Остальными вопросами можно заняться, когда квадранты А и В будут пусты.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В последний квадрант попадают так называемые «убийцы времени». Это дела занимают часы и не приносят никакой пользы:

  • бесцельный скроллинг ленты социальных сетей;
  • просмотр сериалов;
  • перекладывание документов и вещей с места на место без практической пользы;
  • игры на компьютере и в телефонах.

На эти занятия нужно выделять максимально ограниченное время. Несомненно, отдых важен, но заменив полчаса раскладывания пасьянса на прогулку или йогу, вы почувствуете большее удовлетворение.

Исследование 2019 года выявило, что существует прямая связь между тем, как сотрудники проводят свободное время, и их продуктивностью на работе. Работники, которые проводили вечер за телевизором или другим неактивным видом деятельности, чаще теряли мотивацию, чем те, кто занимался спортом или другим полезным делом.

Мы собрали все дела проджект-менеджера в готовую матрицу. Для достижения поставленных задач ему достаточно выполнять последовательно пункты А, В, С и D.

Матрица Эйзенхауэра для проджект-менеджера

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

  • А квадрант Важные срочные дела;
  • В квадрант Важные несрочные;
  • С квадрант Неважные срочные;
  • D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Знай и умей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: